TRANSFORMASI TATA KELOLA ADMINISTRASI: DIGITALISASI PENGELOLAAN ARSIP DI MAN 2 SAMARINDA

Ananiah Ananiah; Inaya Karisma Wati; Yusnia Binti Kholifah; Khairul Saleh

doi:10.56489/mg06qz52

Authors

Ananiah Ananiah Universitas Islam Negeri Sultan Aji Muhammad Idris, Samarinda
Inaya Karisma Wati Universitas Islam Negeri Sultan Aji Muhammad Idris, Samarinda
Yusnia Binti Kholifah Universitas Islam Negeri Sultan Muhammad Idris, Samarinda
Khairul Saleh Universitas Islam Negeri Sultan Muhammad Idris, Samarinda

DOI:

https://doi.org/10.56489/mg06qz52

Keywords:

Manajemen Tata Usaha, Arsip Digital, Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi

Abstract

Penelitian ini mengkaji manajemen tata usaha dalam pengelolaan arsip digital di Madrasah Aliyah Negeri (MAN) 2 Samarinda, dengan fokus pada fungsi perencanaan (planning), pelaksanaan (actuating), dan evaluasi/pengendalian (controlling) yang dijalankan oleh Kepala Tata Usaha. Arsip digital memiliki peran penting sebagai sumber informasi, bahan pengambilan keputusan, bukti pertanggungjawaban, serta pendukung pelayanan administrasi yang efektif dan efisien. Keberhasilan pengelolaan arsip digital sangat bergantung pada bagaimana tata usaha menjalankan fungsi-fungsi manajemen secara sistematis dan terarah. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif, dengan teknik pengumpulan data berupa observasi langsung terhadap aktivitas pengelolaan arsip digital, wawancara mendalam kepada Kepala Madrasah, Kepala Tata Usaha, dan Staf Tata Usaha, serta dokumentasi. Analisis data menggunakan model Miles dan Huberman yang mencakup pengumpulan data, kondensasi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (1) perencanaan dilakukan secara sistematis melalui penyusunan visi dan misi, program kerja, Standar Operasional Prosedur (SOP), serta pengembangan kompetensi sumber daya manusia yang berorientasi pada digitalisasi arsip; (2) pelaksanaan dilakukan melalui pencatatan surat masuk dan keluar, pemindaian dokumen, penyimpanan arsip digital, serta pemanfaatan sistem SRIKANDI, SI-ALUM, SI-ADIS, dan aplikasi surat masuk/keluar milik madrasah, dengan pembagian tugas yang jelas antarpegawai; dan (3) evaluasi dilaksanakan secara berkelanjutan melalui pemantauan oleh Kepala Madrasah, evaluasi rutin oleh Kepala Tata Usaha, serta pengecekan dan pemeliharaan sistem oleh staf tata usaha. Penelitian ini menyimpulkan bahwa manajemen tata usaha dalam pengelolaan arsip digital di MAN 2 Samarinda telah berjalan dengan baik, mendukung terciptanya pengelolaan arsip yang efektif, efisien, tertib, dan berbasis teknologi informasi.

References

Ambarwati, Maria Francisca Lies, dan Dyah Adianti. “Efisiensi dalam Pengelolaan Dokumen Berbasis Digital.” Jurnal Administrasi dan Kesekretarisan 7, no. 1 (2022): 95–109. https://doi.org/10.36914/7cjf3215.

Anderson, Terry. Theory and Practice of Online Learning. AU Press, 2008. http://www.deslibris.ca/ID/423010.

Devina, Alfenia Sinta, Moh Safii, Adi Prasetyawan, dan Asmadi Mohammed Ghazali. “Evaluasi Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) Pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Batu.” BIBLIOTIKA : Jurnal Kajian Perpustakaan dan Informasi 8, no. 1 (2024): 220–37. https://doi.org/10.17977/um008v8i12024p220-237.

Dianita, Endang. “Pemanfaatan Aplikasi E-Office Dalam Manajemen Arsip Di Madrasah Aliyah Negeri 4 Kota Pekanbaru.” Takuana: Jurnal Pendidikan, Sains, Dan Humaniora 1, no. 1 (2022): 71–81. https://doi.org/10.56113/takuana.v1i1.31.

Fitriani, Neng Siska Fitriani, Ima Rahmawati, Muzhir Ihsan, dan Suryanto Suryanto. “Peran Kompetensi Staf Administrasi Dalam Implementasi Manajemen Kearsipan Di Sma Negeri 1 Dramaga.” SAHID MENGABDI: Jurnal Pengabdian Masyarakat Institut Agama Islam Sahid Bogor 3, no. 01 (2024): 13–20. https://doi.org/10.56406/jsm.v3i01.409.

Fu’adah, Aufi Azmi, Nikmatus Sholihah, dan Masthuroh Masthuroh. “Pengelolaan Arsip Dalam Menunjang Layanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha Di Madrasah Aliyah Negeri.” Munaddhomah: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam 3, no. 1 (2022): 57–69. https://doi.org/10.31538/munaddhomah.v3i1.113.

Martini, Tini. “Pengelolaan Arsip Elektronik.” Jurnal Komputer Bisnis 14, no. 1 (2021): 12–20.

Mufida, Shely Alfia, Andini Nisrina Najiyah, Rifa Arifatuz Zahroh, Anastasya Gale Nango, Adinda Putri Dwi Lestari, dan Najwa Nur Azizah. “Pengelolaan Dokumen Pribadi Berbasis Digital Pada Mahasiswa.” Info Bibliotheca: Jurnal Perpustakaan Dan Ilmu Informasi 7, no. 1 (2026): 62–87. https://doi.org/10.24036/ib.v7i1.709.

Pratama, Melati, Daniel Saputra, Gatot Priyanto, dan Anny Yuniarti. “Mechanisms and Application of Fruit and Vegetable Shelf Life Extension Using 1-MCP, NO, and Melatonin: Systematic Review.” Jurnal Teknik Pertanian Lampung (Journal of Agricultural Engineering) 14, no. 6 (2025): 2458–72. https://doi.org/10.23960/jtepl.v14i6.2458-2472.

Rahmaeisa, Utin Ika, dan Kurniawan Kurniawan. Kearsipan Digital: Transformasi Dan Tantangan Di Era Teknologi Informasi | JIIP - Jurnal Ilmiah Ilmu Pendidikan. t.t. Diakses 6 September 2026. https://jiip.stkipyapisdompu.ac.id/jiip/index.php/JIIP/article/view/9923.

Rahmah, Amalia. “Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik Digital.” Jurnal Pendidikan, Hukum, Komunikasi (J-DIKUMSI) 1, no. 2 (2025): 89–103. https://doi.org/10.69623/j-dikumsi.v1i2.133.

Safiudin, Safiudin, Encep Syarifudin, Eneng Muslihah, dan Syifa Masfuah. “Prinsip Perencanaan Kearsipan Terhadap Ketercapaian Akreditasi Madrasah.” Al-Liqo: Jurnal Pendidikan Islam 9, no. 1 (2024): 126–45. https://doi.org/10.46963/alliqo.v9i1.1304.

Salsabila, Sabrina, dan Nur Ittihadatul Ummah. “Peran Tata Usaha Dalam Pengelolaan Arsip Berbasis Digital Di Madrasah Tsanawiyah Negeri 3 Jember.” Moral : Jurnal Kajian Pendidikan Islam 2, no. 4 (2025): 39–48. https://doi.org/10.61132/moral.v2i4.1497.

Sanbein, Primus, dan Titi Candra Sunarti. “Evaluasi Ketersediaan Sarana dan Prasarana Penyimpanan Arsip di Sekolah Pascasarjana, Institut Pertanian Bogor.” ABDI PUSTAKA: Jurnal Perpustakaan dan Kearsipan 5, no. 1 (2025): 1–26. https://doi.org/10.24821/jap.v5i1.14026.

Somantri, Gumilar Rusliwa. “Memahami Metode Kualitatif.” Jurnal Makara, Sosial Humaniora 9, no. 2 (2005).

Terry, George R. Prinsip-prinsip Manajemen, terj. J. Smith D.F.M. Bumi Aksara, 2003.

Uno, B. Hamzah. Profesi Kependidikan. Problema, Solusi, dan Reformasi Pendidikan di Indonesia. Bumi Aksara, 2009.